In 2021 kreeg ik de kans om een belangrijke rol te spelen in een van de grootste agile transformaties in Nederland. De Nederlandse Spoorwegen ondergingen een transformatie naar een kleinere en wendbaardere organisatie waarbij bijna 5000 werknemers van Business en IT nauw gingen samenwerken. De aanleiding voor deze snelle transformatie was de sterke afname van het aantal reizigers door de Coronacrisis. Om kleiner en wendbaarder te worden, introduceerde NS het programma Resultaatsturing.
Indeling in resultaatgebieden
Voorafgaand aan de transformatie werd de organisatie opnieuw ingericht, waarbij Business aan IT werd gekoppeld. Dit resulteerde in verschillende resultaatgebieden die samenwerkten aan een duidelijk doel, wat een significante bijdrage leverde aan de missie van NS. Elk resultaatgebied werd vervolgens ingedeeld in clusters, en binnen deze clusters werkten verschillende multidisciplinaire teams aan hun eigen kwartaaldoelstellingen.
Mijn taak
Ik werd gevraagd de interne communicatie rondom het programma Resultaatsturing te verzorgen. Gezien de grote en diverse doelgroep startten ik met een uitgebreid intern doelgroeponderzoek om de wensen en behoeften van de medewerkers in kaart te brengen. Na zorgvuldig te luisteren naar zowel de medewerkers als de directie, stelde ik een interne communicatiestrategie op.
Ontwikkeling van een uitgebreid informatieplatform
Een cruciaal onderdeel van mijn communicatiestrategie was het opzetten van een uitgebreid intern platform voor NS. Dit platform evolueerde tot een centrale informatiehub met bijna 400 pagina’s en werd een onmisbare bron voor zowel nieuwe als ervaren medewerkers. Het werk was intensief en omvatte het schrijven en verzamelen van content, in nauwe samenwerking met experts en stakeholders binnen NS. Ik heb me niet alleen gericht op het verzamelen van informatie, maar ook op het creëren van een levendige community voor kennisdeling. Dit platform werd de spil van de transformatie, waar successen werden gedeeld en gevierd. Het ondersteunde niet alleen de informatiestroom, maar stimuleerde ook betrokkenheid en verbondenheid, cruciaal voor de voortgang van de transformatie. Na 2 jaar realiseerde ik gemiddeld 16.000 sitebezoeken per maand aan het platform.
Opzetten van interne communities
Om de nieuwe werkwijze te waarborgen en te ondersteunen, richtte NS het Functioneel Cluster Methodisch Werken op. Dit cluster was verantwoordelijk voor het handhaven van de nieuwe werkwijze, het vormen van standaarden, het verzorgen van trainingen en het verbinden van medewerkers intern. Voor de realisatie hiervan zette ik interne communities op voor verschillende functiegroepen. Deze communities, bestaande uit zowel fysieke bijeenkomsten als online platforms, boden professionals de kans om van elkaar te leren en hun functies binnen NS naar een hoger niveau te tillen.
Lancering awareness campagne
Een ander belangrijk element in de strategie was een bewustwordingscampagne. Met zorgvuldig ontworpen video’s promootte ik Resultaatsturing binnen NS, waardoor de transformatie extra zichtbaarheid en steun kreeg. De verschillende resultaatgebieden konden hun successen delen met de rest van de organisatie via video. Ik was verantwoordelijk voor het script, de regie tijdens de opnames en de productie van de video’s.
Intensieve ondersteuning aan het functioneel cluster Methodisch Werken
Ook heb ik me ingezet voor intensieve ondersteuning van het functioneel cluster Methodisch Werken bij NS. Dit nieuwe cluster speelde een sleutelrol in de transformatie en mijn taak was het creëren van specifieke videocontent om hun taken en verantwoordelijkheden helder over te brengen. Ik heb niet alleen de essentiële aspecten van hun rol in de organisatie vastgelegd, maar ook de subtiele nuances die van belang zijn voor de effectiviteit van het cluster. Dit proces omvatte nauwe samenwerking met leden van het cluster om hun inzichten en expertise in de content te integreren. De video’s waren niet alleen informatief, maar ook gericht op het bevorderen van een beter begrip en waardering van het cluster binnen de bredere NS-organisatie. Het doel was om een duidelijke en boeiende visuele vertelling te creëren die de kern van het functioneel cluster Methodisch Werken weergeeft en hun cruciale rol in de transformatie benadrukt.
Terugblik op het project
Mijn tijd bij NS zat vol met inzichten en resultaten. Ik ben trots op de bijdrage die ik heb kunnen leveren aan de organisatie en de effectiviteit van mijn communicatie-inspanningen in deze bijzondere transformatie.
